Dostęp do zasobów archiwalnych
Składnica Akt
Zespołu do spraw Ochrony Informacji Niejawnych
Komendy Powiatowej Policji w Łęczycy
99 - 100 Łęczyca, ul. Ozorkowskie Przedmieście 4
tel. (24) 721 11 30
I. Zasób archiwum
Składnica Akt działa w ramach Zespołu ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Komendy Powiatowej Policji w Łęczycy przy ul. Ozorkowskie Przedmieście 4.
Działalność archiwalna w garnizonie łódzkiej Policji kształtowana jest obecnie w oparciu o zbiór akt wytworzonych od 1955 przez Milicję Obywatelską oraz od 1990 r. przez Policję. Dokumentacja z lat 1945-1954 wytworzona przez Komendę MO w Łęczycy została przekazana do Instytutu Pamięci Narodowej Oddział w Łodzi.
Na zasób akt Składnicy Akt KPP w Łęczycy składają się:
- materiały archiwalne, stanowiące część narodowego zasobu archiwalnego wśród, których wyróżnić można wydane przez organ MO/Policji lub podległych kierowników jednostek organizacyjnych m.in.: zarządzenia, rozkazy organizacyjne i personalne, decyzje, opracowania statystyczne,
- dokumentacja niearchiwalna, podlegająca brakowaniu wśród, której wskazać należy na: akta spraw operacyjnych, akta kontrolne postępowań przygotowawczych, akta i materiały administracyjne powstałe w związku z działalnością Policji, dokumentacja finansowa.
II. Realizowane zadania
1. Przejmowanie, przechowywanie i zabezpieczanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z podporządkowanych komórek organizacyjnych KPP w Łęczycy.
Uwaga: Akta archiwalne i dokumentacja niearchiwalna przyjmowana jest do zasobu składnicy na podstawie spisów akt przekazanych:
Dokumenty do pobrania:
Spis akt przekazanych
Wzór protokołu brakowania BC
2. Obsługa podporządkowanych komórek organizacyjnych w zakresie korzystania z przechowywanych materiałów w celach służbowych.
3. Ewidencjonowanie i opracowywanie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zgodnie z zasadami archiwistyki.
4. Wydawanie uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i reprodukcji przechowywanych materiałów oraz zaświadczeń na podstawie tych materiałów.
5. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.
6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i „BE” oraz udzielanie zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „Bc”.
7. Przygotowywanie i przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i Instytutu Pamięci Narodowej.
8. Udzielanie pomocy metodycznej i konsultacji w sprawach archiwalnych związanych z klasyfikowaniem i opracowaniem dokumentacji przed zdaniem składnicy akt.
9. Przeprowadzanie protokolarnej kontroli stanu liczbowego zasobu archiwum lub składnicy akt z zapisami w ewidencji - skontrum.
III. Wybrane przepisy
1. Ustawa z dnia 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. (Dz. U. 2015, poz. 1446).
2. Ustawa z dnia 21.06.1996 r. o niektórych uprawnieniach pracowników urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz funkcjonariuszy i pracowników urzędów nadzorowanych przez tego ministra. (Dz. U. 2012 r. Nr 106, poz. 908).
3. Ustawa z dnia 06.09.2001 r. o dostępie do informacji publicznej. (Dz. U. 2001. Nr 112, poz. 1198).
4. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. 2011 r. Nr 196, poz. 1161).
4. Zarządzenie nr 45 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 20.05.2008 r. w sprawie postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w archiwach wyodrębnionych podległych Ministrowi Spraw Wewnętrznych i Administracji lub przez niego nadzorowanych. (Dz. Urz. MSWiA 2008 r. Nr 9, poz. 42).
5. Zarządzenie nr 93 Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17.12.2007 r. w sprawie jednolitego rzeczowego wykazu akt Policji. (Dz. Urz. MSWiA 2008 r. Nr 1 poz. 1).
6. Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 25.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji. (Dz. Urz. KGP 2008 r. Nr 16, poz. 95).
7. Zarządzenie Nr 8 Komendanta Głównego Policji z dnia 14.07.2016 r. w sprawie metod i form brakowania dokumentacji niearchiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP 2016, poz. 41).
IV. Zadania realizowane na rzecz podmiotów zewnętrznych
(Dostęp do zasobu archiwum)
1. Dostęp do materiałów archiwalnych
Realizowany jest na podstawie Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 22.06.2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt archiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.
Materiały archiwalne udostępnia się na podstawie pisemnego zgłoszenia zainteresowanego.
2. Dostęp do dokumentacji niearchiwalnej
Realizowany jest na podstawie Zarządzenia Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 25.09.2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej Policji .
Udostępnienie akt niearchiwalnych następuje poprzez:
- umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami;
- przekazania podmiotom zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie;
- przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt;
- wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.
Akta niearchiwalne udostępnia na miejscu i wypożycza poza Składnicę na podstawie pisemnego zgłoszenia do Składnicy Akt KPP w Łęczycy,
Dla jednostek/komórek organizacyjnych Policji obowiązuje "karta udostępniania akt" (dokument do pobrania).
Wniosek o udostępnienie materiałów niearchiwalnych na rzecz podmiotów spoza resortu spraw wewnętrznych i osób fizycznych powinien odpowiadać założeniom wyrażonym jak we wniosku o udostępnienie akt archiwalnych.
Uwaga:
- Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej objętej ochroną przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnej na rzecz podmiotów i osób fizycznych realizowane poza resort spraw wewnętrznych odbywa się na podstawie ustawy z dnia 21.06.1996 r. o niektórych uprawnieniach pracowników urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw wewnętrznych oraz funkcjonariuszy i pracowników urzędów nadzorowanych przez tego ministra.
- Udostępnianie dokumentacji i akt zawierających dane osobowe następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
- Udostępnianie akt operacyjnych następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.